Informatie vragen, niet krijgen en dan…?

Marcel Proust vaart voor bevrachter Liban. Daarmee is afgesproken dat Liban een provisie inhoudt van 6 procent over de vracht. Op enig moment vraagt Proust bij Liban afschriften, om te kunnen controleren of de afrekeningen wel correct gedaan zijn. Liban reageert als door een wesp gestoken. Proust krijgt níets: vertrouwt hij hen soms niet?!

Door deze reactie van Liban komt er meer wantrouwen bij Proust. Proust neemt contact op met zijn advocaat mr Specialis, want nu wil hij helemaal graag afschriften van de vrachtadministratie hebben. Als Liban niets te verbergen heeft, waarom krijgt hij die documenten niet?

Mr Specialis legt uit. Het verzoek om informatie moet aan de andere partij worden gedaan. Het is belangrijk om voordat een procedure wordt gestart, te kunnen aantonen dat de verzoeken om informatie al eerder zijn gedaan en dat ze vervolgens zijn afgewezen of genegeerd. Doe dergelijke verzoeken dus altijd per mail of doe ze telefonisch en bevestig ze per mail zodat er bewijs is dat de informatie is opgevraagd.

Als na herhaald vragen de specifieke informatie niet beschikbaar wordt gesteld, geeft de wet mogelijkheden om de gewenste informatie bij de rechtbank op te vragen. Dit kan op basis van artikel 843a Wetboek van Rechtsvordering (exhibitieplicht). Een dergelijk verzoek moet wel aan bepaalde eisen voldoen.

Als iemand informatie wil hebben, zijn er drie eisen waaraan moet worden voldaan: er moet concreet worden gemaakt welke stukken worden gevraagd, wat het doel van het verzoek is en welk belang aanvrager daarbij heeft.

Deze eisen houden uitgewerkt het volgende in:

De aanvrager moet om te beginnen zo duidelijk mogelijk aangeven welke informatie gevraagd wordt. Het kan bij de opgevraagde informatie gaan om documenten, maar ook foto’s, video’s, kaarten of elektronische bestanden. Voor alle informatie die wordt opgevraagd, moet worden aangegeven waarom het van belang is voor de aanvrager. Hiermee wordt voorkomen dat er een ‘fishing expedition’ wordt gestart: rücksichtslos alles opvragen in de hoop iets bruikbaars aan te treffen, is niet toegestaan.

De partij die de informatie vraagt, moet een redelijk belang hebben bij de informatie. Het is lastig om bedrijfsgevoelige informatie op te vragen als die niets met de persoonlijke situatie te maken heeft. In dit geval heeft Proust direct belang bij de vrachtafrekeningen. Hij betaalt immers 6 procent provisie over de vracht, dus hij moet kunnen controleren welk bedrag door de verlader aan Liban betaald is, of Liban niet te veel provisie in rekening heeft gebracht en of wel het juist bedrag aan hem is doorbetaald.

Belangrijk is dat er een band bestaat tussen aanvrager en de verschaffer van informatie. Er moet sprake zijn van ‘een rechtsbetrekking’. Dit betekent dat er een juridische basis voor de band tussen partijen moet zijn. Dit kan zijn een overeenkomst, maar ook een door de wederpartij gepleegde onrechtmatige daad.

Kijk altijd of er minder ingrijpende manieren zijn om de door aanvrager gewenste informatie te verkrijgen. Als de documenten bijvoorbeeld tegen betaling kunnen worden gedownload op internet, zal een verzoek tot inzage niet veel kans hebben.